[SUCCESVOL INGEVULD] Secretaris Adviesraad voor Sport

Adviesraad voor Sport
Den Haag

Beschrijving:

Wij zijn op zoek naar een zelfstandige en gedreven secretaris (0,7 fte)

De adviesraad stelt zich als onafhankelijk orgaan ten doel het bevorderen van een optimaal sport-

en recreatiebeleid van de gemeente Den Haag. De adviesraad richt zich hierbij op het gehele domein van sport en bewegen. Deze doelstelling wordt gerealiseerd door het geven van adviezen aan het college van B&W algemeen en de wethouder sport in het bijzonder over aangelegenheden die de georganiseerde en ongeorganiseerde sport betreffen. Dit zowel op verzoek als uit eigen beweging. Waar nodig/mogelijk maakt de raad gebruik van consultatie en werkgroepen. De

gehele raad (16 leden) vergadert 7 keer per jaar in de avond. Daarnaast zijn er ter voorbereiding bestuursvergadering en soms werkgroep vergaderingen. Je ondersteunt de adviesraad en ressorteert inhoudelijk rechtstreeks onder het dagelijks bestuur van de adviesraad.

Jouw taak is om door een effectieve inrichting en uitvoering van het secretariaat de (vrijwillige) adviesraad goed te laten functioneren en op te treden in de rol van projectleider voor het ontwikkelen en uitvoeren van beleidsadvies- en onderzoeksprojecten. Belangrijkste taken zijn:

• Verantwoordelijk voor een effectieve inrichting en uitvoering van het secretariaat en voor het bieden van beleidsinhoudelijke ondersteuning die samenhangen met de taken van de Adviesraad voor Sport;
• Verstrekken van inhoudelijke informatie en adviezen via het ontwikkelen, evalueren, en/of implementeren van (advies)projecten en werkgroepen, het mede verzorgen van de uitvoering ervan en rapporteren aan de voorzitter/dagelijks bestuur van de adviesraad
• Bevorderen van een goede communicatie van de adviesraad en vertegenwoordiging naar buiten toe.

Uitwerking van hoofdtaken in deeltaken

1. Verantwoordelijk voor een effectieve inrichting en uitvoering van het secretariaat en voor het bieden van beleidsinhoudelijke ondersteuning die samenhangen met de taken van de Adviesraad voor Sport.

• Je fungeert als eerste aanspreekpunt van de adviesraad. In een hoge mate van zelfstandigheid draag je zorg voor het secretariaat door het plannen, organiseren en coördineren van de uitvoering van werkzaamheden, het voorbereiden van zowel inhoudelijk als organisatorisch vergaderingen, het opstellen van brieven, het organiseren en beheren van de algemene email-box en het archiveren van alle inkomende- en uitgaande documenten.
• Je ondersteunt het dagelijks bestuur en de leden van de adviesraad, je bevordert de deskundigheid van de (vrijwillige) leden, levert inhoudelijke bijdragen aan beeld- en oordeelsvorming en aan de standpuntbepaling. Hiervoor voer je  gesprekken met het veld, waaronder sportverenigingen, politiek en andere belanghebbenden.
• Je verstuurt o.a. weekmail, vergaderstukken, adviezen en beheert de website en sociale media van de adviesraad;
• Je verzorgt en monitort de actielijst, bewaakt dat de acties worden uitgevoerd;
• Je draagt zorg voor de verslaglegging van de adviesraadvergaderingen;
• Je volgt en doet onderzoek naar lokale en landelijke ontwikkelingen die het werkterrein van sport en bewegen beïnvloeden (o.a. raadsbesluiten), analyseert en bewerkt de verkregen informatie en doet op basis daarvan aanbevelingen naar de adviesraad.

1. Verstrekken van inhoudelijke informatie en adviezen via het ontwikkelen, evalueren, en/of implementeren van (advies)projecten en werkgroepen, het mede verzorgen van de uitvoering ervan en rapporteren aan de voorzitter/dagelijks bestuur van de adviesraad

• Je initieert en coördineert werkgroepen of projecten, brengt instellingen en organisaties die hierbij betrokken zijn bij elkaar, draagt zorg voor overleg gedurende de looptijd van een adviestraject;
• Je treedt op als projectleider, bewaakt de voortgang zowel inhoudelijk als procesmatig, maakt afspraken en rapporteert over de voortgang aan de voorzitter en leden van de adviesraad.
• Je analyseert en bewerkt de verkregen informatie en stelt op basis daarvan  aanbevelingen en adviezen op.
• Je onderhoudt contacten met de gemeente o.a. over de voortgang van adviestrajecten van de adviesraad.

1. Bevorderen van een goede communicatie van de adviesraad en vertegenwoordiging naar buiten toe.

• Je bevordert een goede, open communicatie binnen de adviesraad;
• Je bevordert een goede, open communicatie met het werkveld. Hiervoor onderhoud je rechtstreekse contacten met de gemeente en met sportverenigingen en sport-gerelateerde organisaties in de stad op het gebied van bewegen en sport;
• Je draagt zorg voor het PR-beleid van de adviesraad, o.a. richting politieke partijen;
• Je bewaakt samen met het dagelijks bestuur de begroting, stelt jaarplannen en jaarverslagen op;
• Je bewaakt het rooster van aan- en aftreden en coördineert de voorbereiding en ondersteuning bij de werving, benoeming en het inwerken van nieuwe leden;
• Je stelt presentielijsten op en regelt (eenmaal per jaar) de uitbetaling van de vacatiegelden voor de leden;
• Je initieert en organiseert netwerkbijeenkomsten (eenmaal per jaar);
• Je vertegenwoordigt de adviesraad bij bijeenkomsten.

Functie-eisen

–     Academisch werk- en denkniveau.
–     kennis en ervaring met Microsoft Office 365, ervaring met CMS is een pre 
–     Uitstekende communicatieve vaardigheden met name op het gebied van het schrijven van adviesrapporten en bestuurlijke correspondentie.
–     Gedegen kennis van een gemeentelijke organisatie en van (on)georganiseerde sportorganisaties.
–     Minimaal drie jaar ervaring in een soortgelijke functie in een politiek bestuurlijke omgeving.
–     Werkuren zijn verspreid over de week, hiertoe behoren ook de avond- en weekenduren, in te zetten in overleg met de voorzitter.

Overige relevante gegevens

Het gaat hier om een functie op een hoog bestuurlijk niveau. Je werkt in een zelfstandige functie in een vrijwilligersorganisatie, die acteert in een omgeving met politiek-bestuurlijke gevoeligheden. In verband met de te verlenen ondersteuning verwachten we discretie ten aanzien van de inhoudelijke aspecten en worden er hoge eisen gesteld aan eigen oordeelsvorming, handelingskeuze, optreden en gedragsbepaling.

Wat  bieden we jou?

–     Het betreft een functie voor 0,7 fte.
–     Afhankelijk van opleiding en werkervaring start je in functieschaal 11 met doorgroeimogelijkheden tot schaal 12 (maximaal) conform de CAO sport.
–     Het betreft in eerste instantie een overeenkomst voor de periode van een jaar, met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd. 
–     Je ontvangt een tegemoetkoming op de ziektekostenverzekering
–     Je beschikt over 24 vrije dagen per jaar. 

COMPETENTIEPROFIEL

De secretaris is de stille kracht op de achtergrond die de zaken bij elkaar houdt en alles soepel laat verlopen. Competenties die gevraagd worden:

• Discreet / integer
• Relatie-, omgevings- en resultaatgericht
• Communicatief en besluitvaardig
• Plannen en organiseren
• Nauwkeurig
• Netwerkvaardig
• Proactief en daadkrachtig

Contactinformatie

Wanneer je geïnteresseerd bent in deze functie, ontvangen wij graag je motivatie en een actueel CV uiterlijk 11 september 2022 via sportadviesraad@denhaag.nl.

Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Wendy van der Meijs (secretaris Adviesraad voor Sport) via 06-46715841 of wendy.vandermeijs@denhaag.nl.

Gegevens:

Locatie: Den Haag

Functie groep: (semi) overheid

Type: vacancy

Specialiteit: Administratie

Ref nr: 101721

Contactpersoon:

Naam: Sander Fonville

Email: sander@sportscoutz.nl

Tel: +31652520346

Solliciteer